Поиск спецпредложений

Как самостоятельно найти конференц-зал

Как самостоятельно найти конференц-зал
28.07.2015

В последние несколько лет на рынке конференц-услуг России произошли значительные изменения. Если раньше конференц-залы были только в крупных сетевых отелях, то сегодня в эту нишу все активнее входят новые игроки. Это и коворкинги с небольшими залами и переговорными, рестораны, сдающие помещения под деловые встречи, и крупные специализированные конгресс-центры с полным спектром конференц-залов, способных принимать мероприятия с числом участников от 20 до 5000 человек. При этом организаторы мероприятий часто сталкиваются с проблемой поиска нужной площадки в огромном изобилии предложений поставщиков данных услуг. Почему так происходит?

лучший конференц зал.jpg

Каждая конференц-площадка имеет определенные параметры, которые крайне важны для организаторов. Попробуем проанализировать главные из них, на что в первую очередь следует обратить внимание.

Местоположение. Практически все заявки начинаются с четкого требования по месту. Во многом местоположение площадки выбирается под тип мероприятия. Однодневные тренинги и конференции проходят, как правило, в центре города. Более крупные конференции, на которые участники собираются из разных регионов, и которые продолжаются несколько дней, чаще организуются в загородных пансионатах и отелях. Если нужно провести короткий тренинг на несколько часов, то для этих целей помимо классических конференц-залов могут арендоваться рестораны, расположенные недалеко от метро или от офиса клиента.

31.jpg

Количество залов. В зависимости от типа мероприятия может возникать потребность в одновременной работе участников по разным секциям. Тогда нужна площадка с небольшими залами от 20 до 50 человек. Иногда для этих целей могут задействоваться даже большие гостиничные номера или помещения ресторанов отелей. По практике организации таких мероприятий количество залов может доходить до 15-20, что иногда вызывает большие сложности с подбором площадки.

Немаловажным является наличие естественного освещения в зале. Очень утомительно заседать в замкнутом пространстве без окон целый день. Это может негативно сказаться на достижении целей, которые организаторы ставят на мероприятие.

Большой конференц-зал от 400 человек и более. Основной проблемой выбора такого зала – это его компоновка. Очень важно, чтобы в зале всем участникам была хорошо видна зона спикера и экран. Много больших залов имеют колонны в центральной части, что существенно ограничивает обзор. Решением, снимающим это препятствие, могут быть плазменные репитеры, размещенные по периметру площадки, но это существенно удорожает стоимость мероприятия, если зал ими не оборудован штатно. Иногда для проведения мероприятия есть требования по высоте зала, его площади, т.к. требуется застройка подиума для каких-либо показов. Поэтому важно запросить поставщика параметры зала по высоте и возможности застройки.

Тип рассадки. Самый распространенный вариант – это рассадка классом. Ингода очень важно, чтобы участники имели возможность вести записи, но площадь зала не позволяет делать рассадку за столами. Тогда можно выйти из положения установкой стульев с откидными мини-столиками. Правда не всегда такие стулья есть у площадки и не исключено, что их придется заказывать у другого поставщика.

Зона кофе-брейка. При выборе площадки, особенно с большим количеством залов, требуется иметь в виду, что ваше мероприятие может быть не единственным и очень важно зонировать и разделить кофе-брейки для разных мероприятий, чтобы участники не пересекались. Иногда в зоне кофе-брейков требуется установить выставочные стенды или демонстрационные материалы конференции. Поэтому важно знать будет ли в подобранной площадке такая возможность.

Размещение участников. Для конференц-встреч, которые продолжаются несколько дней возникает необходимость поселить участников в отеле. Как правило, для таких мероприятий выбираются отели с необходимым количеством конференц-залов. Но самым важным параметром при этом будет бюджет организатора, от которого будет зависеть категория отеля и соответственно цены на размещение. Если мероприятие внутреннего характера с участием только сотрудников компании, то бронируются в основном двухместные номера с двумя кроватями. По этой причине очень важно знать какое количество номеров этого типа может предложить отель.

Конференц-оборудование. Следует знать, что если на мероприятии вам потребуется синхронный перевод, то потребуется искать подрядчика, который предоставляет комплект оборудования для перевода. В отелях, практически нигде, такой техники нет. В стандартный набор оборудования конференц-зала входит экран, проектор с системой звукоусиления и микрофонами. Если вы планируете вести трансляцию на большом светодиодном или плазменном экране, то его наверняка потребуется брать в аренду в другом месте.

Как видите даже для небольшого конференц-мероприятия может возникнуть целый ряд факторов, которые обязательно следует учитывать в ходе подготовки и выборе площадки. Как можно облегчить себе задачу и в сжатые сроки подготовить мероприятие. Без профессионального поискового инструмента здесь не обойтись. Выход есть, если начать работу по выбору конференц-зала через портал MICEDISCOUT, его поисковый блок.

312.jpg

Мы наполнили базу всеми необходимыми данными по вышеуказанным параметрам. Важно понимать, что эти данные не просто взяты из интернета, а сверены с самими поставщиками услуг, с каждым отелем и каждой конференц-площадкой. Мы систематизировали всю информацию по параметрам м отобрали необходимые разделы для удобного поисковика. Наши специалисты базировались на многолетнем опыте работы MICE-менеджеров разных компаний.

Итак вы начинаете работу. Во-первых сделайте отбор по городу. Обратите внимание, что наш поисковик дает возможность найти нужный конференц-зал даже в определенном районе Москвы. Вы можете выбрать север или внутреннюю зону третьего транспортного кольца, а если мероприятие загородное ограничить удаленность от МКАД. Это сэкономит вам массу времени и подскажет лучший вариант.

Далее количество звезд или категория площадки. Если вы понимаете в какой бюджет вам нужно вписаться, вы, например, сразу отбросите ненужные дорогостоящие варианты отелей 5 звезд и сосредоточитесь на более бюджетных гостиницах и соответственно более дешевых конференц-залах.

Переходим к участникам. Количество человек, которые будут работать на конференции может быть разным. Но сразу обратите внимание на два параметра, нужен ли только большой сессионный зал и нужны ли несколько конференц-залов одновременно. Очень удобно сразу отбирать требуемый вариант рассадки. Дело в том, что даже казалось бы большой по площади зал в итоге может не подойти, если вам нужно рассадить людей группами по 10-15 человек за круглыми столами для банкета. И наоборот, зал может оказаться большим под ваше количество и в этом случае участникам будет не очень уютно.

Вам нужно разместить участников в отеле. Тогда поисковик MICEDISCOUNT поможет вам найти отель с нужным количеством TWIN Rooms (двухместных номеров с раздельными кроватями). Практически никакой другой поисковик не дает такой возможности отбора.

HaySt_StandardTwinMR.jpg

После того как отбор состоялся, Вам не нужно тратить время на поиски контактов менеджеров бронирования отелей. На MICEDISCOUNT мы разработали удобную форму запроса и вы напрямую связываетесь с нужным адресатом прямо с портала, где все контактные данные выложены в открытом доступе. Это также отличительная черта MICEDISCOUNT и его уникальная возможность.

А теперь самое важное! Ведь у каждого организатора мероприятия стоит задача экономии бюджета. Именно поэтому на MICEDISCOUNT собраны все актуальные спецпредложения от поставщиков конференц-услуг. Зайдите в поиск спецпредложений и вы получите всю информацию об актуальных скидках и бонусах от поставщиков. Мы обновляем этот раздел ежедневно. Вам даже не нужно никому звонить и тратить на это свое ценное время. Мы все сделали за вас. Просто свяжитесь с поставщиком услуги и сославшись на данные с нашего портала потребуйте скидку на ваше мероприятие согласно действующей акции. Интересно, что на MICEDISCOUNT достаточно много предложений, которые дают возможность получить конференц-зал бесплатно! Но об этом нужно знать, поэтому не забывайте проверять эту информацию на нашем портале.

Вот и все!

У вас ушло 5-10 минут на подбор конференц-зала для очередного мероприятия и все это благодаря возможностям и вашему первому помощнику micediscount.ru

Мы дорожим Вашим рабочим временем, поэтому постоянно совершенствуем наш сервис. Следите за обновлениями и нашими рассылками.

Успешной Вам работы!


Возврат к списку